城轨信息化优秀案例分享 | 南京地铁人力资源数字化管理创新项目探索与实践
来源: | 作者:小宏 | 发布时间: 2023-09-19 | 678 次浏览 | 分享到:
近些年,国内城市轨道交通行业保持迅猛发展态势,运营里程、在建与规划线路规模和投资均实现了跨越式增长。

- 摘 要 -


近些年,国内城市轨道交通行业保持迅猛发展态势,运营里程、在建与规划线路规模和投资均实现了跨越式增长。与此同时,城轨交通人才队伍规模不断壮大,人才结构、人才发展环境产生重大变革,给行业人力资源管理工作带来了巨大挑战。如何通过数字化变革和人力资源体制机制整体性重塑全面激发企业人才效能,为行业人才高质量发展提供助力,已成为行业共性问题。南京地铁集团自2013年开始探索企业人力资源信息化管理,历经多年发展,已经摸索并形成了具有南京地铁特色的人力资源数字化转型之路。通过重塑人力资源业务管理流程,革新人力资源管理模式,建立起高效的人力资源数字化管理体系,打造地铁员工服务一体化平台,构筑地铁全景式决策支持系统,为行业大型集团人力资源数字化转型提供了参考样板。本篇从南京地铁人力资源数字化项目的建设背景着手,详细介绍了项目建设规划、具体目标和实践历程,重点阐释了南京地铁数字化项目建设的工作亮点与成效、实施要点与经验总结、推广应用价值,希望能够为兄弟单位和城轨行业提供人力资源数字化转型过程中的有益经验,也为共同探索城轨行业数字化转型产业化发展之路奏响前奏。


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主要内容


1.1 建设背景

城轨高速发展态势给行业人力资源管理带来了重大挑战。根据中国城市轨道交通协会调研数据显示,2021年末,中国大陆地区(不含港澳台)共有50个城市开通城轨交通运营线路283条,线路总长9207公里。按照行业平均49人/公里配员预估,城轨从业人员规模约45万。“十三五”期间,城轨交通行业人才总量持续保持较快增长,平均年增长约3.5万人,年增速为11.8%。城轨行业的人力资源呈现几个特点:人员规模增长快、人员结构复杂、岗位类型多样、人才管理难度大。因此,建立行之有效的人力资源管理模式,以数字化工具加速提升人力资源管理效能,为智慧城轨、绿色城轨发展增添新动能,显得尤为重要。

南京地铁战略发展对人力资源管理升级提出了更高要求。近两年,集团先后编制了南京地铁《十四五战略规划纲要》、《十四五人力资源战略规划》,提出顺应国家战略、区域融合、科技变革、国企改革的“四大趋势”,围绕高质量发展与可持续经营主题,推进角色定位、质量效能、发展动能、管理机制的“四维转型”。其中,人力资源数字化转型是地铁企业战略转型至关重要的一环。作为十四五集团首个启动的数字化项目,需要不断优化人力资源管理机制,通过人力资源战略与地铁发展战略协同共振,为全面实现集团十四五战略目标打下坚实基础。

集团人力资源管理现状使内部数字化转型有了更迫切的需要。截止2022年10月,集团现有员工1.85万人,预计在“十四五”末员工规模将达2.2万人。随着南京都市圈建设与智慧城轨、绿色城轨加速推进,南京地铁网络化运营线网规模进一步扩大,产业化不断发展,人力资源管理的需求呈现多元化和差异化,人力资源管理难度成倍增加。早期信息化系统基础功能已不能满足地铁人才持续发展需要,需要整体性重塑南京地铁人力资源管理业务流程,建立员工一体化服务平台,实现人力资源数字化转型。

1.2 建设规划和具体目标

南京地铁人力资源数字化项目建设规划可以概括为“1个核心、2大目标、4条主线、4个场景、5大环节”,谋篇布局人力资源规划,着力擘画地铁高质量发展新图景。以数字化变革和人力资源体制机制整体性重塑为核心,围绕加强管控、规范流程、辅助决策、服务全员的主线,打造智能化、场景化、服务化、生态化应用场景,通过战略引领、组织变革、管理机制创新、业务流程重塑、数字化落地等环节,实现人力资源战略与业务战略协同共振,实现南京地铁职能型人事管理向战略型数字化人力资源管理转型升级。

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项目具体目标为:为地铁业务全面赋能、为全体员工提供服务、为集团领导提供决策支撑。从集团战略层面,深化地铁人力资源体制机制改革,通过数字化变革提升管控、辅助决策和提供战略支撑;从HR业务层面,将地铁核心人事业务工作规范化、线上化、数字化,减少HR工作量,提升人力资源管理工作效能;从员工服务层面,以人为本,加强地铁员工关怀,提升员工归属感和满意度。

1.3 实践历程

南京地铁集团人力资源数字化项目探索与实践大致历经了五个阶段:

1.3.1 早期信息化管理阶段

2014年4月,南京地铁人力资源管理系统一期项目上线,系统功能定位于集团人力资源信息化管理平台。在组织、人员信息、人事异动、薪酬和报表等功能模块相关内容实现了信息化管理。自此之后,先后搭建了员工招聘系统(2018)、地铁网络学院(2019)。通过这些业务系统,逐步改变集团线下人力资源管理模式,以信息化手段提升人力资源工作质量和效率。随着线网规模扩大和人员增加,早期信息化管理阶段建成的人资系统日益暴露出诸多问题与不足。如部分功能不适应集团发展需要、数据维护和更新不及时、系统可扩展性和稳定性较差、不能实现系统高效集成和业务协同,不能为集团决策提供更多辅助等。

1.3.2 管理咨询和顶层设计阶段

2020年6月-2021年4月,结合南京地铁十四五信息化规划和人力资源管理实际,集团决定对原有的人力资源信息化管理模式进行重构升级,启动新的人力资源数字化项目建设。本轮数字化项目,把南京地铁人力资源数字化管理体系顶层设计放在首位。基于地铁人力资源战略定位及管控模式,全面分析人力资源管理业务现状和需求。在人力资源管理业务咨询和顶层设计阶段,通过多轮高层、中基层、业务人员调研访谈,全面厘清南京地铁人力资源管理痛点和难点,在此基础上形成了集团《人力资源业务现状诊断报告》、《需求调研报告》、《系统总体设计报告》、《数据标准化设计报告》和《流程标准化设计报告》,并由专家评审通过,为后期数字化建设和项目实施提供指引。


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1.3.3 实施开发与试运行阶段


2021年5月至2021年11月,历经半年多项目建设,在攻克多个技术关口、解决很多现实操作难题和克服疫情等因素的不利影响的情况下,南京地铁顺利完成了人力资源数字化项目实施开发、功能模块搭建,经过第三方系统功能测评和系统二级等保认证后项目正式上线试运行。数字化项目落地阶段的重点工作包括:系统软硬件资源部署,人力资源12大功能模块建设、互联系统接口开发、员工共享服务中心搭建、UAT验收测试、平台切换、历史数据迁移、员工信息采集、项目业务操作使用培训等。


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1.3.4 推广应用与管理赋能阶段

2021年12月,人力资源数字化项目从系统落地应用逐渐迈入场景化、服务化、生态化管理阶段。这个阶段,项目系统功能持续优化完善,人力资源业务场景进一步丰富,人力资源管理工作效率得到大幅提升,数字化管理赋能作用愈加彰显。核心人事持续迭代升级,兼容性更强,系统响应速度明显提升;所有功能和业务流程实现全覆盖,在南京地铁各部室、单位已全面推广应用;人力资源管理实现了流程驱动、业务协同和操作闭环,HR的工作效率显著提升;员工服务大厅应用场景进一步扩展,高管离宁备案、工会福利、职称申报等常用流程和个性化流程不断上线;员工使用更为便捷,体验感更佳,系统适配PC端、移动端多场景使用,地铁员工随时随地查询个人信息、薪酬与员工档案、发起人事业务流程,跟进审批进度等。

1.3.5智能分析和辅助决策阶段

随着南京地铁人力资源数字化信息体系的规范和统一、全生命周期地铁人员数据库的建立、人力资源数据治理体系的完善和数据质量的提升、地铁人才大数据的全方位建模,数字化项目进入智能分析和辅助决策阶段。如:为集团领导、部门负责人、HR、员工等角色定制不同的功能权限和操作界面,实现信息浏览、智能搜索,随时查询、检索和匹配集团人力资源状况和人员信息;数据分析能力进一步加强,实现人员数据实时动态穿透分析;根据工龄、职称、学历、履历等人才数据标签,描绘地铁人才画像,实现人才选育用留的精准匹配;人力资源智能分析平台建立,搭建地铁人力资源大数据看板、人工成本和人才流动趋势分析平台,全面展示地铁人力资源全貌,为集团战略决策提供辅助。

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工作亮点与成效

2.1 统一人力资源信息体系,夯实人力资源管理基础

本次人力资源数字化项目,从“搭建体系、数据采集、数据规范、数据治理”四个维度入手,制定南京地铁数据治理的管理制度体系,对组织信息体系、员工信息体系进行统一规划,搭建数据体系规范化的“基础底座”,形成管理闭环。人力资源系统是集团所有业务系统的人员与组织数据的源头和支撑系统。本项目将地铁11家单位、2399个部门/分公司/中心/班组,6522个岗位、28144名员工(含离退休和非正式人员)统一规划,构建可穿透式的数字化组织架构。设计74个信息集,600多项指标,300多项数据标签,形成全生命周期南京地铁人员数据库。制定并印发人力资源数字化管理细则和考核方案,明确子单位在数字化管理的职责与范围。建立高效的数据治理体系和治理模式,解决人事信息更新不及时、维护难、数据不准等业务痛点。项目对系统112个人员核心信息指标进行规范和统一,编制数据质量核对和数据检验统计表,不仅保证人事数据及时性和完整度,还能主动对各单位的人事数据进行校验、纠错、预警。南京地铁核心人力资源数据完整度从60%提升至99.58%。

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2.2 重塑人事业务流程,革新人力资源管理模式

本次人力资源数字化项目,各类业务流程均实现了规范化、数据化和智能化,线上化业务闭环真正革新了地铁人力资源管理模式。项目以高效的线上无纸化流程替代原先线下人工审批模式,有效减少了地铁HR繁杂性和事务性的工作量,节省人力投入,也打通了地铁人事业务流程堵点和断点。本次共上线9类一级流程,36个二级流程,主要涉及请休假、加班、出差、入职、转正、合同、调动、离职、退休等业务,极大的提高了人与人、人与事之间的业务协同效率。系统对业务审批功能进行了持续优化,增加批量审批、自定义审批,提升审批效率。项目上线至今南京地铁人力资源业务流程发起71901条、流程参与节点359592个、结束流程59895条。以规模较大的运营公司人员离职流程为例,以往线下流程需要10几个部门、35个审批人签批意见。人事流程全部线上化后,按照每个审批节点平均提升30秒的工作时间,人力资源业务可以至少节约时间3000小时。图片


2.3 打造核心人事应用,提升人力资源管理效能


本次人力资源数字化项目,实现了组织、人员、薪酬、考勤、人事异动、统计分析、报表等核心人事应用的数字化,极大提升了地铁人力资源管理效能。核心人事方面,以防范人事管理风险为目标设计地铁人事业务预警,如合同续签、数据校验、生日和退休提醒等,提高预警及时性、精准度,最大限度规避用工风险,提升HR业务推进效率;员工管理方面,建立干部名册、员工档案,自动生成干部任免审批表、员工履历表,干部信息管理工作“化整为零”;薪资管理方面,建立地铁人事前端业务和薪酬后端处理的业务协同机制,实现薪资发放在线化和薪资数据的统计分析、预警机制,自动输出月度薪资报表,实现薪资管控和成本实时分析,同时为员工提供了薪资自助服务,薪资可按月按年查询汇总;考勤管理方面,实现了线上考勤业务一体化设计并能够与其他系统进行考勤数据对接,月度汇总考勤数据后进行数据分析、自动存档和薪酬发放核算,同时员工可以查看考勤异常、考勤结果;报表管理方面,共设计集团人事类、薪酬类报表30余套,HR可自定义修改编辑报表类目和取数范围,实现自动汇总、统计分析,极大提升了工作效率。按照每张报表每次填报、汇总8小时计算,上线后可以节约HR工作时间2560小时。


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2.4 挖掘数据价值,赋能人力资源管理决策

本次人力资源数字化项目,通过对南京地铁人力资源大数据建模,打造人力资源智能分析平台,显著提升了地铁企业管控能力和数字化分析决策能力。深挖人力资源数据价值,高效呈现人力资源管理全貌,辅助集团快速诊断人事管理中存在的问题并进行决策,让人力资源真正为企业管理赋能。建立了地铁特色的人力资源数据分析智慧大屏(BI),包括综合看板、人才流动和人工成本等决策仪表盘。综合看板:反映地铁整体人才规模、结构和层次,对整体人力资源现状进行诊断分析,摸清人力资源家底。人才流动:反映地铁人才流动变化趋势,人才引进的质量和层次、对离职原因和去向进行深度分析,发现人才管理的问题,更好的诊断地铁人才竞争力。人工成本分析:反映人工成本趋势,对各层级人力成本进行对比分析,监控人工成本的使用情况,有效管控人力运营成本。 


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2.5 建立服务一体化平台,提高员工共享服务水平

本次人力资源数字化项目,从HR服务、员工自助服务、领导服务和共享中心四个方面,打造员工服务一体化平台,真正实现了以人为本和全员共享服务。在员工服务数字化应用的具体情境中,高频常用的人事服务集成在服务大厅首页,如开具收入证明、在职证明、请休假、加班、补刷卡等。地铁员工可通过OA门户入口直接登录到共享服务平台,实现单点登录、消息集成、待办集成和移动端集成。服务大厅设有通知公告、温馨提示及人事制度和资料下载等栏目。地铁员工可以便捷的查看修改个人信息,查阅薪资和考勤数据,自助完成事务申请,跟踪发起和处理的事件审批进度。便捷的操作体验更符合南京地铁年轻员工的使用习惯,让员工可以感受到企业的关心和关怀,员工满意度、获得感大大提升。平台试运行至今系统日均活跃高达1200余人,平均在线260人。


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2.6 打通数据壁垒,实现业人一体化融合

本次人力资源数字化项目,引入了低代码开发平台,人力资源系统与集团主数据、OA门户、招聘、培训、地铁移动APP等多个应用系统数据通道打通,通过多个系统应用集成,打通数据之间的壁垒和限制,实现数据的实时共享、动态更新和各业务系统之间的互联互通。通过地铁招聘系统接口,可以直接一键解析投递人员简历,自动汇总信息,省去入职流程人员信息的重复填报。通过低代码开发平台,快速建立起支撑地铁管理需要的各类人力资源应用,最终形成了点(应用)、线(BPM)、面(PAAS服务平台)无缝衔接的微服务应用生态。该模式弥补了传统人事系统在全员应用层面的不足和短板,实现了多场景、跨系统、个性化、定制化的人力资源业务流程。针对数据安全问题,严格控制接口安全,对外网系统实现点到点的数据传输;构建人事应用、数据库、中间件安全防范,实现数据、人事信息安全、系统自主可控;通过数据库定时备份、异地备份及审慎分配用户和角色管理权限,层层构筑信息安全网。


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实施要点与经验总结


3.1 优化人力资源体系

完善的管理机制是数字化建设的基础。在地铁人力资源数字化项目启动前,南京地铁已先后制定和完善了一系列人力资源管理规章制度、文件和实施细则等。通过健全人力资源管理制度,优化人力资源管理体系,完善人力资源管理机制,为人力资源数字化建设奠定坚实基础。

3.2 强化组织保障机制

强有力的组织保障是数字化建设的关键。在地铁人力资源数字化项目建设中,地铁集团高层高度重视,建立了人力资源数字化建设工作领导小组,由集团总经理担任组长,信息中心、关键业务部门、子公司分管领导和人事部门负责人作为成员,负责项目关键节点决策和过程中工作协调与资源支持。集团人力资源部作为业务牵头部门,负责项目具体实施。

3.3 狠抓项目过程管理

高效的项目管理是数字化建设的保障。在地铁人力资源数字化项目实施过程中,组建了项目领导小组和工作小组,制定《人力资源信息化项目管理章程》,明确实施计划,建立周会、月例会、专题会的常态化沟通机制,及时发现问题和解决问题。将项目管理过程分为启动准备、蓝图设计(咨询)、系统实现、上线切换、验收交接多个环节,每个环节又细分为若干个小的管理闭环和步骤,确保过程可控、成果留痕。

3.4 明晰落地执行思路

坚决有效的执行是数字化建设的关键。按照总体规划、分步实施思路,先从夯实人力资源管理信息体系入手,再进行各模块的深入应用和推广,重点放在人力资源共享服务平台、员工服务、领导决策、数据治理等领域。此外,既强调全集团一盘棋,提高集团管控力,又适当考虑多层级、多业态下的各单位个性化需求,抓住核心、突出重点、分阶段推进。

3.5 打造专业人才团队

培养专业化团队是数字化建设的重要因素。项目建设和后期实践中,需要组建和培养高素质、年轻化的数字化人才队伍。这些人员既是人力资源数字化系统的操作管理专家又是项目体验官,可以不断为系统功能优化和推广应用建言献策。

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推广应用

一是为大型集团人力资源数字化转型提供参考样板。本项目充分考虑企业人员规模大、岗位类别多、用工形式多样、组织层级复杂等实际情况,打造具有南京地铁特色的集团人力资源数字化管控模式。按照“统一管理、分级授权、多角色设置”的原则,各司其职、明确职责边界,实现集团和各单位的高效管理与业务协同。南京地铁人力资源数字化探索和实践的有益经验,可以为行业大型集团的人力资源数字化转型提供参考样板。

二是探索行业人力资源数字化转型的产业化发展之路。深入推进绿色城轨、智慧城轨的大背景下,离不开整个行业人力资源数字化转型升级。通过加强行业交流与合作,打造南京地铁人力资源数字化转型样板,在上下游关联企业中对外输出地铁管理经验,不断向轨道交通行业数字化转型、产业化发展之路迈进。

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结语

道阻且长,行则将至。任何大型企业的人力资源数字化转型之路,绝对不是一人之力、一时之功,需要充分考虑企业实际,在数字化建设中长期坚持、持续投入。只有这样,企业的人力资源数字化项目才能真正的落地生根、开花结果。未来,南京地铁也将更加积极融入新时代国家发展大局和城轨产业数智化大潮,持续挖掘和运用云计算、大数据与人工智能等数字技术,推动数字技术与地铁人力资源管理深度融合,为城轨交通人才高质量发展持续贡献力量。



深耕细作  持续赋能

近几年,宏服咨询与南京地铁、宁波轨道、温州轨道、金华轨道、绍兴金越地铁、台州交投等城市轨道行业客户达成了深度合作,公司组建了一支专业的行业交付团队和解决方案团队,与轨道行业客户共同打磨产品和解决方案。不少轨道行业客户与我司的合作长达10年以上,双方通过共创、共享,深入探讨行业人力资源数字化转型的难点,深度打磨针对城市轨道行业的人力资源数字化整体解决方案,总结和提炼出一套适合中国城市轨道行业人力资源数字化转型的路线图和方法论。


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