浙大二院|数字化转型推动人力资源管理迈向精细化发展
来源: | 作者:小宏 | 发布时间: 2023-07-25 | 1111 次浏览 | 分享到:
浙江大学医学院附属第二医院(以下简称“浙大二院”)创建于1869年,是浙江省西医发源地,全国首家三级甲等医院。


浙江大学医学院附属第二医院(以下简称“浙大二院”)创建于1869年,是浙江省西医发源地,全国首家三级甲等医院。连续四年位居三级公立医院绩效考核全国前10,“自然指数”全球50强,是G20杭州峰会医疗保障定点单位及驻点单位,获中国质量领域官方最高认可,是中国质量奖提名奖、浙江省政府质量奖获得者。



一、建设背景


2022年国家卫生健康委员会印发《公立医院高质量发展评价指标(试行)》,政策明确了“十四五”时期我国公立医院高质量发展路线和评价标准,推进高质量发展是当下医院面临的时代课题,因此,医院高质量发展必须走创新之路,而人力资源数字化转型作为医院高质量发展的动力引擎,势必重塑医院业务流程、管理模式和职工能力,全面塑造医院新时代发展竞争优势,促进医院跨越式发展。

作为全国“互联网+医疗”的先行者,浙大二院近年来一直着眼于探索数字时代背景下公立医院提质增效的发展模式和路径。

浙大二院早期的人事系统,为浙大二院的人事信息管理工作提供了有效的帮助。但随着浙大二院的长久发展,原有的人事系统已无法支撑浙大二院的人力资源管理业务发展,同时存在信息“孤岛”现象。为进一步提升医院管理效率与服务质量,发挥人力资源数字化转型对医院高质量发展的核心作用,浙大二院人力资源部经过大量考察,最终携手杭州宏服软件有限公司达成合作,致力于打造提升效率、服务全员、发展人才、赋能决策的一体化智慧人力资源管理系统。


二、建设规划


医院人力资源系统建设是一项复杂的工程,需要在现有的信息化管理系统基础上对浙大二院建设的内容、时间、资源等做好近期和远期规划。本次浙大二院人力资源数字化转型项目以医院本身业务需求和智慧医院建设要求为牵引,以强化共享服务中心战略角色,推进医院管理机制变革为核心,以精细化管理为目标,围绕“提高管理效率、卓越人才管理、引导学科建设”三大方向进行人力资源数字化场景全方位的规划、设计和展开,以完成浙大二院人力资源管理从信息化阶段向数智化阶段的过渡,实现智慧医院精细化管理转型落地。


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三、建设目标


在双方充分的调研和沟通基础上,按照“重点优先、分步推进”的原则,浙大二院人力资源数字化项目具体可以将总体目标分为“三步走”。

第一步(2021年04月-2021年10月):提升管理效率,夯实数据基础

浙大二院人力资源数字化初步建设期。一期建设立足医院人力资源实际业务和智慧医院精细化管理要求的需要,一方面,成功搭建集组织机构、员工管理、人事异动、报表管理、薪资管理为一体,覆盖全员、纵向相连、横向相通的人力资源管理系统,实现核心人事业务的100%线上化,提升人力资源管理效率;另一方面,通过建立科学、规范、统一的人力资源信息体系,筑牢数据基础,开发数据接口,实现数据和信息在业务和系统之间的互联互通,打破数据孤岛,构建医院运营管理数据蓝图,实现数据的分析、预警、共享和决策支持功能。

第二步(2022年05月-2023年03月):创新人才引进方式,提高人才服务质量

浙大二院人力资源数字化建设的上升期。一期建设内容主要涵盖人力资源部的核心业务管理工作,达到解放人力资源部事务性工作压力,提升工作效率,同时为医院内部管理信息系统提供人事数据支撑的作用。随着医院管理业务变化,人才工作数字化转型正处于关键时期,在此前提下,浙大二院已成功搭建场景互通、角色协同的一体化招聘平台,实现从雇主形象宣传到入职录用的全流程线上化管理,提升人才招聘管理效率和应聘者体验感,同时建立共享服务中心向全院职工提供便捷的人力资源自助服务,提升职工服务满意度。

第三步(2023年3月—2025年):聚焦人才全面发展,数据赋能智慧决策

浙大二院人力资源数字化转型的升华期,将由数字化走向智慧人才管理的长期探索阶段。首先,在原有系统基础上,浙大二院将从职工服务、人事预警、流程完善、系统对接等方面根据实际业务需求开展进一步升级优化工作;其次,将以人才发展和人才培养为核心目标,持续地完善医院人才的数字化培育和发展、数字化考核管理,打造人才画像,提供医院持续运转的人才支持和管理保证;最后,以人力资源数据为基础,通过建立数据分析模型,管控医院运营管理的关键数据,清楚掌握医院管理效能、人力资源效能和人力资本投入产出情况等,帮助管理者做出有效的、科学的人才决策,确保支撑医院整体战略目标的实现。


四、建设历程


2021年04月,浙大二院与杭州宏服软件达成战略合作关系。在院领导的大力支持和双方项目组成员的持续沟通下,浙大二院有序推进项目开展,目前浙大二院已完成一期和二期建设目标,通过建立健全组织架构、规范业务流程设计、夯实数据基础,逐步开展围绕人才梯队建设和人才精细化服务的人力资源数字化,最终将以人才的全面综合发展和医院的高质量发展转型为目标,推进医院管理机制变革,推动医院跨越发展。

五、建设成果


1、建立人力资源信息体系,筑牢数据基础

(1)组织机构

组织机构是医院人力资源数字化平台建设的根基,因此建立健全清晰的组织架构、夯实数据基础极为关键。系统支持对机构进行合并、划转等管理,生成组织机构图和历史机构图,实现了组织架构管理规范化,满足了医院当下和未来的发展需要。通过系统的历史时点,可以按照时间轴维度全程记录组织机构变动过程,方便了解医院组织架构变迁历程。同时,系统能够动态展现每个部门、岗位的实有编制和超缺编人数,提高统计效率,实现了医院的编制管控。


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(2)职工管理

结合当前管理现状,浙大二院系统地进行了人员指标体系的梳理和规范,通过搭建包含7000+职工全生命周期管理的全景人员信息库,完成了80+个信息集、1280+个人员指标项的人才体系建设,累计数据近几十万条,建立了兼顾医疗行业特点和浙大二院本身特色的统一人事信息管理平台。相关管理人员可在线完成浙大二院各类人员信息的登记、浏览、查询、编辑和统计分析等应用,例如,员工花名册、人员台账一键输出。同时平台支持以可视化、多元化的方式对数据信息进行全面展现,满足不同管理人员的应用需要,提高工作效率;为保障信息安全和管理效率,平台根据实际管理需求为浙大二院各科室开通相应账号,让职工实时查询和完善相关数据,人事部门定期审核归档保存,方便业务部门实时查询浏览,可实现人事信息的共建共享。


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2、重塑人力资源业务流程,实现规范管理

(1)人事异动

按照浙大二院统一规划,将人事内部业务流程进行优化、提升,并与业务系统深度融合,在人事系统中对职工入、转、调、离等全生命周期进行数智化管理,共完成20余个相关业务流程的梳理和配置,使各项人事业务过程和结果有迹可循,保证了人事业务的规范化管理,实现了不同岗位之间的业务协同办理与信息共享,极大提升了人事工作效率。另外,在办理人员入职、转正定级、职称晋升、岗位聘用、人员离职、合同到期、退休返聘等人事业务时会涉及不同岗位上下游业务的联动,系统触发待办或预警提示,将消息发布至具体操作人员,同时预警平台还可以实现生日关怀、周年祝福等业务的智能提醒,使人事工作变被动为主动,有效释放人员精力,同时也让人事管理更加人性化。


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3、打造核心人事业务闭环,提高管理效率

(1)报表管理

报表管理是一项非常复杂繁琐的工作,不仅上级主管部门对报表管理有要求,各个业务科室也经常需要询问各类人员信息和数据报表,对于人事部门而言需要耗费巨大精力,且数据准确性和可靠性难以保证。通过数字化建设,系统内置了120+张事业单位常用的各类统计报表,依托系统的数据信息,可以一键生成统计报表,导出word、PDF 等多种文件格式,能够满足浙大二院灵活多变的报表需要,数据准确,耗时极短,极大地提升了人事部门的工作效率。系统支持对报表进行个性化自定义,在满足当前的管理应用需求的同时,也能很好地支撑医院未来的发展需要。

(2)考勤管理

考勤管理是人事管理的基础性工作,本次数字化建设通过部署考勤系统,自动推送考勤表,各科室考勤员每月上报考勤表,科室主任在线审批后,报送人事处自动汇总,全流程可通过移动端完成。相关人员通过监控平台能够实时掌握各科室考勤上报情况,方便及时督促,同时系统配置了定时的催办功能,帮助减轻人事部门的负担,有利于考勤工作的顺利完成。考勤数据审核完成无误后可提交入库,既可以归档保存又能够参与工资核算,实现从线下手工填报到线上自动汇总审批的业务办理模式转变。


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(3)薪酬管理

医院用工形式多样、薪资结构复杂,薪资管理较大地占据了人事工作者的时间和精力。本次浙大二院通过薪资模块系统建设,第一是满足了不同用工形式的工资类别核算和发放,实现工资的分类管理;第二是实现人事异动与薪资变动的业务联动,“一键式”完成薪资变动、薪资福利核算、审批和发放,实现薪资管理流程化、便捷化的高效应用,提升业务办理效率;第三是系统可设有相应的预警及提示功能,系统到期会自动提醒相关人员进行业务办理,避免遗忘和遗漏;第四是系统能够根据工资数据进行横向和纵向的分析,以可视化的图表详细展现薪资数据的对比,帮助管理者诊断和改进浙大二院当前的薪酬管理现状。


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4、聚焦人才引进和发展,提供人才支撑

(1)招聘管理

浙大二院作为高质量的三级甲等医院,对人才的招聘要求较高,同时医院专业人才招聘具有多样化的特点,需要结合各个科室的性质和需求不断探索和践行最优的人才供应方式。本次招聘系统通过招聘科技赋能招聘全流程管理,从雇主吸引、人员供给、人才甄选、效率与体验、体检公示、录用入职等方面实实在在切入招聘过程中的难点和痛点,多方角色可直接在线协同和沟通,提高招聘效率和体验;同时,在招聘过程中的各个阶段支持将人才移入人才库进行长期的运营管理,建立专属于浙大二院的专属后备人才库;当招聘计划结束后,招聘数据分析大屏为管理者展示一份实用的、直观且美观的数据看板,根据适合场景可采用折线图、饼图、柱状图等样式展现出管理者关心的招聘数据,为下一年招聘工作的改进提供参考。自2022年11月招聘系统上线后,累计16000+人注册账号,获取简历20150+份,通过线上面试进行680+人的面试评价,大大降低了浙大二院的招聘成本。


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(2)职称评审


职称评审是医院人才评价体系的重要载体,在职称申报环节,职工通过申报系统自动抓取申报者的相关信息,避免了信息的反复填写与校对,本人填写补充完成后,通过审核即可自动生成申报表;支持人事部门动态监控整个评审过程,职工也能够实时掌握评审进度。通过在线申报、在线审核、在线评审的全流程管理,大幅缩短了评审的工作周期,提高了职称评审的工作效率,同时也确保了过程的公开透明,健全人才评价和培养体系,为医院的高质量发展提供人才支撑。

5、搭建共享服务中心,提升服务水平

(1)共享服务

建立共享服务中心(PC端+移动端),将全院职工的入转调离、档案管理、职称申报、薪酬查询等基础自助业务纳入共享服务中心进行管理。例如,职工可在线申请开具收入证明,系统能够自动生成收入证明,职工直接从系统中下载打印即可,减少了职工和人事部门的填写与核对时间,实现了成本降低与效率提升的双赢。在此基础上,支持领导、科室负责人、HR和职工等不同角色参与个性化人力资源共享服务,促进了医院人力资源管理服务水平的提升,增强了职工的归属感与凝聚力,以便于能为患者提供更加优质的医疗服务;同时也能够实现数据共享、服务共享,提升人力资源效能,降低运营成本。


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六、总结与心得

智慧医院建设下进行人力资源管理数字化转型升级是大势所趋。在对浙大二院具体业务需求的了解和人力资源管理现状诊断基础上,结合众多医院的人力资源数字化建设实践,医院成功搭建了一体化、科学化的人力资源管理平台,目前已达成以下成就:


(1)统一数据标准,规范业务流程设计,夯实数据基础;

(2)建立数据的互联互通机制和有效治理体系,打破数据孤岛;

(3)重塑业务流程,实现人才全生命周期的高效管理;

(4)运用科学的技术工具和管理方式,助推医院精细化管理转变;

(5)建立共享服务中心,开展多角色便捷自助服务,提升职工满意度;

(6)加强人才梯队建设,引领人才发展,构建人才高地。

回顾人力资源数字化系统的建设过程,浙大二院的人力资源管理正在向战略型管理迈进。未来,宏服软件将继续助力浙大二院稳步推进数字化转型3.0阶段建设,进一步发挥人力资源数字化转型在公立医院高质量发展中的独特优势,助力浙大二院奏响高质量发展新篇章,为第二个百年奋斗目标贡献宏服力量。